企業年底最大風險：不是聖誕業績，而是那扇你忘了上鎖的櫃門

對多數人而言，聖誕節象徵假期、團聚與短暫的放鬆；但對企業而言，這段時間卻往往是風險管理最脆弱的節點之一。
下班時間提早、人員輪休、訪客與包裹增加，使原本仰賴制度與習慣運作的管理流程出現空窗。
多項風險研究顯示，年底假期期間，企業非暴力型財物與資料遺失事件有明顯上升趨勢，且多數並非來自高技術入侵，而是發生在文件管理鬆動、責任歸屬不清的日常情境中。
本篇文章將從研究數據出發，解析為何「沒鎖好的文件」往往比業績壓力更具破壞性，並說明企業如何透過實體文件管理與制度化工具，在節慶期間降低風險、守住長期競爭力。

一、當節慶的鐘聲敲響，風險正悄悄推開虛掩的門

聖誕節對多數人來說，是爐火旁的溫馨、是假期中的慵懶、是團圓時的歡笑。然而，對企業而言，這段洋溢著節慶氣氛的時期，卻往往是風險管理最易被忽略的高敏感階段。

隨著下班時間提前、輪班與代理人制度啟動、包裹與文件大量堆積、訪客與外包人員進出頻繁，企業的「營運節奏」似乎放緩了，但風險活動卻從未同步休眠。在燈火通明的派對與溫馨的聚餐背後，企業的日常防護機制正因節慶安排而出現縫隙。

你永遠不會知道，當辦公室門禁落下、燈光熄滅之後，悄然造訪的會是滿載祝福的聖誕老人，還是早已摸清你公司文件流向、管理漏洞與制度空窗的「商業大盜」。更令人不安的是，後者往往不是電影中身手矯健的夜行者，而是那些被你視為「日常」卻未加防範的內部接觸者。

二、節慶期間，企業「可被攜走的資產」為何暴增？
根據美國司法部（Bureau of Justice Statistics, BJS）發布的《刑事被害化》（Criminal Victimization）系列長期研究，非暴力財物犯罪具有顯著的季節性特徵，其中年底假期期間的發生率往往達到年度高峰。這並非偶然，而是企業環境與人為行為在特定時空下互動的必然結果。

BJS 的統計進一步揭示，這類事件多數並非源於戲劇性的暴力衝突或高科技犯罪，而是發生在環境鬆動、監督降低、責任歸屬模糊的情境中。節日期間，管理者的注意力往往分散於年終總結、假期安排與業績衝刺之間，而基層員工則可能因輪休、代理制度而對日常規範產生認知落差。

與此同時，美國國家保險犯罪調查局（National Insurance Crime Bureau, NICB）在〈偷竊的季節〉（’Tis the Season to Steal）專題分析中指出：節慶期間因人力調度變更、注意力轉移與物品集中堆放，企業與辦公空間的失竊與內部失誤風險明顯升高。辦公室的節日裝飾背後，可能堆積著未及時歸檔的年度合約；喜氣洋洋的禮品角落旁，或許就放著裝有員工個資的臨時紙箱。

實務上，最常在此期間「消失」的，往往不是昂貴的硬體設備，而是那些看似不起眼卻價值連城的無形資產：

  • 合約與法律文件：尚未歸檔的年度合作協議、保密條款、訴訟相關資料
  • 人力資源與個人資料：員工薪資明細、身分證件影本、績效評估檔案
  • 客戶與市場情報：客戶聯絡清單、合作歷程記錄、市場分析報告
  • 策略與開發內容：明年度的行銷企劃、新產品開發藍圖、未公開的財務預測

這些資料一旦外流，所造成的絕非一次性金錢損失，而是對企業長期競爭力、商業信任與法律地位的侵蝕。一份客戶名單的洩露可能導致整個市場策略失效；一紙未公開的合約條款外流，或許會讓公司在談判桌上盡失先機。

三、被忽視的真相：高頻風險源於「內部接觸者」而非外部入侵者
在多數企業的風險想像中，「商業大盜」往往是那些深夜潛入、技術高超的外部犯罪分子。然而，全球知名風險管理公司 Aon 在《員工盜竊：最原始的犯罪暴露》（Employee Theft: The Original Crime Exposure）分析報告中明確指出：

企業最常面臨的實質損失來源，並非來自高技術型外部犯罪，而是內部或半內部人員在管理鬆動時產生的行為風險。

這份研究進一步揭示，離職程序進行中的人員、部門轉調的過渡期員工、短期約聘人員或臨時支援人力，在缺乏同步管理機制的情況下，最容易成為風險節點。而年底假期，正是這類人員流動最頻繁、管理制度最易出現斷層的時期。

這恰恰解釋了為什麼大量企業風險事件中，並不存在「系統被駭」或「強行入侵」的情節，而只是簡單到令人不安的事實：

文件被放在錯誤的位置，被錯誤的人，在錯誤的時間接觸到。

一位即將離職的員工，可能因心情低落而對文件歸檔漫不經心；一位臨時支援的行政人員，或許在不了解文件機密等級的情況下，將其置於公開區域；部門間的檔案交接，可能因假期前的匆忙而省略了必要的簽收程序。這些看似微小的疏忽，在節日期間的管理空窗中，都可能演變成無法挽回的損失。

四、「文件位置」為何成為企業安全的隱形破口？
當重要合約、人資檔案、內部策略文件被隨意置於以下位置時，風險便不再需要任何技術門檻：

  • 桌面：看似方便取用，實則向所有經過者開放
  • 推車：流動的檔案庫，卻無固定的責任歸屬
  • 共用櫃：名義上的暫存空間，往往成為永久遺忘的角落
  • 臨時紙箱：節日裝飾、禮品包裝旁的「順便存放處」
  • 影印機旁：文件複製後的暫時停留，常常成為永久遺失

在這樣的環境中，風險不再需要精心策劃的犯罪手法，它只需要一點時間，與一個剛好出現、「被允許存在於空間中」的人。這正是 BJS 與 Aon 研究中反覆出現的關鍵發現：

絕大多數非暴力型企業損失，發生於「看似正常的日常接觸情境」之中。

一位清潔人員在夜間打掃時，可能無意間瞥見桌面上的客戶報價單；一位 IT 外包人員在維修印表機時，可能順手拍下旁邊的組織架構圖；甚至一位提前返回辦公室的同事，也可能在尋找自己的物品時，意外看到不該看到的競爭分析報告。

 

五、文件管理系統：從物理防盜到風險治理的思維轉變
一套具備鎖控功能與分層管理邏輯的公文櫃系統，其核心價值並非僅僅「防止他人偷竊」。在現代企業風險治理框架下，它扮演著更為關鍵的制度化角色：

降低非必要接觸機率的結構化工具。

從 Aon 的風險分類角度分析，有效的實體文件管理系統能直接影響三個關鍵層面：

  1. 接觸機會的系統性減少
    透過物理隔離與權限分級，確保不是每一個能進入辦公室的人都能接觸到所有層級的資訊。這不僅防範惡意行為，更重要的是減少無心之失的發生機率。
  2. 責任歸屬的明確化
    文件有固定位置、存取有明確記錄，才能在異常事件發生時快速追溯來源、釐清責任。這種可追溯性本身，就是一種強大的風險抑制因素。
  3. 風險影響範圍的有效控制
    即使發生問題，損害也能被控制在局部範圍，避免全面性擴散。一份文件的遺失不應導致整個專案或部門的資訊全數外洩。

 

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六、年底企業文件風險對照：研究數據與實務情境

風險情境 潛在後果 常見組織誤判 研究對應來源
文件未上鎖隨意放置 資料外流、法律責任、商業機密喪失 「只是內部人員，不會有問題」 BJS / NICB 季節性犯罪分析
權限未隨人事變動即時調整 商業機密外洩、內部信任崩壞 「人事流程已完成，權限會自動失效」 Aon 員工盜竊研究
節慶期間文件集中堆放 遺失、誤拿、混亂中的錯誤處置 「只是暫時放置，假期後就處理」 NICB 假期風險報告
檔案存取無明確責任歸屬 無法追責、制度漏洞持續存在 「團隊共用，大家都有責任」 Aon 組織風險分析
僅依賴人員習慣而非制度管控 人為失誤、規範執行不一致 「我們的員工經驗豐富，知道該怎麼做」 BJS 犯罪情境研究
外包/臨時人員接觸敏感文件 第三方洩漏、供應鏈風險 「他們只接觸基礎作業，不會涉及核心」 綜合上述研究
假期前匆忙交接的檔案管理 交接遺漏、重要文件被忽視 「急著放假，回來再補程序」 NICB 季節性分析

七、企業節前安全自檢清單：研究導向的實用工具
在關上辦公室大門、迎接假期之前，請各部門主管與風險管理人員共同檢視以下項目：

實體文件管理檢核

  • 所有重要合約、法律文件、人資檔案是否已從開放區域移入上鎖櫃體？
  • 是否存在任何「任何人都可開啟」的文件收納裝置？包括未上鎖的抽屜、檔案櫃、儲物箱
  • 桌面、推車、影印區、休息區是否已無任何敏感文件留置？
  • 檔案室、文件庫的門禁是否正常運作，且密碼/鑰匙管理符合規範？

人員權限與流程檢核

  • 近期離職、轉調人員的實體文件存取權限是否已同步撤銷或調整？
  • 短期約聘、臨時支援人員的檔案接觸範圍是否有明確界定與管理？
  • 假期期間的值班、代理人是否清楚文件管理規範與緊急處理程序？
  • 檔案借閱、歸還的紙本或電子記錄是否完整且可追溯？

環境與制度檢核

  • 文件是否有固定存放位置，且該位置與其機密等級相匹配？
  • 是否仍有檔案被存放於「臨時」位置超過一周？
  • 文件銷毀流程是否正常執行，廢紙回收區是否無完整文件？
  • 檔案管理責任是否明確歸屬於特定人員，而非模糊的「部門共用」？

風險意識與文化檢核

  • 團隊成員是否了解節日期間的特殊風險情境？
  • 是否有明確的「節前文件歸位」程序與時間點？
  • 管理層是否示範了正確的文件管理行為？
  • 員工是否清楚發現異常時的通報途徑？

只要有任何一項無法給出肯定答案，就代表風險仍然存在於你的組織之中。

八、給企業管理者的節日風險備忘錄
真正成熟的企業風險觀，不是天真地假設「壞事不會發生在我們身上」，而是清醒地認識到：風險最愛在管理鬆動、人心渙散時悄然降臨。

將文件妥善管理、將權限明確界定、將流程嚴格執行，這些行動的目的不只是防範惡意行為，更是為了：

  1. 創造真正的心理安全感，讓團隊成員能在假期中完全放鬆，無需擔心辦公室的潛在危機
  2. 強化組織的制度韌性，讓企業在人員流動、季節變換中仍能維持穩健運作
  3. 建立可持續的風險文化，將安全意識內化為日常作業的一部分，而非節前的臨時任務
  4. 保護企業的無形資產，在數位時代，實體文件往往承載著最核心、最敏感的商業智慧

這個聖誕節，當你為辦公室裝點上節日燈飾的同時，請也花一點時間檢視那些承載企業未來的文件櫃。確保每一份重要文件都有其歸屬，每一個接觸點都有其責任，每一道管理程序都有其意義。

因為風險從不放假，但完善的準備可以讓你在假期中真正安心。

最珍貴的聖誕禮物，有時不是額外的獎金或豐盛的派對，而是一個讓所有人都能無後顧之憂享受假期的安全環境。

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研究資料來源

本文基於上述研究數據與分析架構，結合企業實務經驗撰寫，旨在提供節日期間風險管理之參考。具體措施應依各組織實際情況調整。