【農曆七月特輯】不存在的員工檔案？鬼月靈異事件還是收納提醒？

目錄

一、檔案室出現來源不明的人事資料
二、文件反覆出現，監視紀錄卻沒有異常
三、問題出在人事資料的處理流程
四、履歷沒被錄取，仍可能屬於個人資料
五、離職員工資料應保存多久？
六、紙本個資常見的外流情境
七、公文櫃在個資管理中的實際作用
八、紙本個資從蒐集到銷毀的管理流程
九、企業可執行的紙本個資巡檢
十、現行通知義務與新法通報制度
十一、建立可追蹤的人事資料管理制度

每年農曆七月，公司的檔案室都會出現同一批文件。

檔案室負責人每天早上開門，都會看見公文櫃上方放著幾份人事資料。

其中幾個名字屬於早已離職的員工；另外幾個名字從未出現在公司人事系統裡。

他將資料拿走，隔天早上，同一批文件又出現在原處。

排列順序沒有改變，封面也朝著同一個方向。

連續幾天調閱監視畫面，都沒有發現陌生人進入檔案室。

這些資料從哪裡來？

又是誰每天把它們放回公文櫃上方？

一、檔案室出現來源不明的人事資料

農曆七月初一早上，檔案室負責人依序檢查待歸檔的紙本文件。

靠牆的公文櫃上方，多出一疊沒有編號的資料。

最上面是一份履歷。

姓名、手機號碼、電子郵件、住址、學歷與工作經歷都清楚可見，照片旁還留著面試主管寫下的評語。

他查詢人事系統，沒有找到這個名字。

下一份文件屬於一名三年前離職的員工，內容包括到職表單、考勤紀錄、薪資資料與離職申請書。

公司近年更換過不少同仁，現在認識這名離職員工的人已經不多。

檔案室負責人認為這些資料已經沒有用途，便將它們拿走處理。

隔天早上，同一批文件又出現在公文櫃上方。

二、文件反覆出現，監視紀錄卻沒有異常

第三天，公文櫃上方又多了幾份資料。

其中包括離職員工文件，也有過去參加面試、最後未被錄取的求職者履歷。

這些求職者沒有員工編號，也沒有到職紀錄。對檔案室負責人而言，他們像是一群「不存在的員工」。

他再次將資料拿走。

第四天早上，文件仍然放在原處。

這一次，檔案室負責人調閱了門口監視器。

畫面顯示，下班後沒有陌生人進出。最後離開辦公區域的是老闆與人資經理，兩人開完會後便直接離開公司。

當晚沒有警報，也沒有門禁異常紀錄。

但隔天早上，公文櫃上方依然放著同一批人事資料。

三、問題出在人事資料的處理流程

檔案室負責人將資料拿到人資經理面前，詢問這些文件為什麼每天出現。

人資經理沒有立即說明，只問：「你前幾天看到這些資料後，怎麼處理？」

他回答，這些文件看起來已經過期，因此直接放進一般垃圾桶與廢紙回收區。

人資經理這才說明事情的經過。

原來，老闆與人資經理最近陸續接到清潔人員反映，垃圾桶及廢紙回收區時常出現完整的求職履歷、面試紀錄與離職員工資料，而且不只一個部門、不只一次。

文件沒有經過碎紙處理，姓名、電話、地址、薪資與工作紀錄都能直接閱讀。

兩人一發現就先把資料撿回，暫放在公文櫃上方，打算找檔案室負責人當面說明處理原則，卻因為連日忙於其他事務，一直沒能坐下來把話說清楚。

於是同樣的畫面在這幾天內反覆出現：資料被丟棄、又被撿回、暫放在公文櫃上方，等一次好好說明的機會。其他同仁看到，開始半開玩笑說「離職員工檔案自己回來了」。

檔案沒有自行移動，監視器也拍不到異常，因為每天把資料放回去的，一直是老闆與人資經理自己。

資料反覆出現的原因，不是單一次疏忽，而是同一個處理缺口，在不同部門、不同時間點反覆發生，卻遲遲沒有人正式收尾。

一份包含姓名、聯絡方式、住址、學經歷與薪資資料的文件，一旦被清運離開公司，後續由誰取得、如何使用，企業很難再追蹤。

問題不是鬧鬼，而是那疊資料，早就符合法律上「個人資料」的定義。

四、履歷沒被錄取，個資法還是認你

《個人資料保護法》第2條將姓名、出生年月日、教育、職業、聯絡方式、財務情況，以及其他可直接或間接識別個人的資料，列入個人資料範圍。求職者是否錄取，不影響履歷的個資性質。

一份常見履歷可能同時包含：

企業收取履歷時，應明確告知蒐集目的、資料類別、使用期間、使用對象與方式。《個人資料保護法》第8條列有相關告知事項。蒐集目的達成或招募流程結束後，企業應依原先告知的使用期間、人才庫安排及實際業務需求處理資料。

依《個人資料保護法》第11條，蒐集目的消失或期限屆滿時，原則上應刪除、停止處理或停止利用；因執行業務所必須，或取得當事人書面同意者，才有例外空間。希望保留未錄取履歷作為人才庫資料，應在招募階段說明保存目的與期間。單純以「未來可能用到」為理由長期保存，容易造成資料越積越多，卻沒有清楚的刪除時間。

履歷是不是個資，答案很清楚。真正容易被忽略的，是員工到職、甚至離職多年後，那些還留在公司裡的資料。

五、離職員工資料應保存多久？

員工離職後，部分人事資料仍有法定保存要求。

以《勞動基準法》為例：

相關要求分別見於《勞動基準法》第7條、第23條及第30條。規定不能直接套用到所有人事文件。
履歷、勞動契約、考核資料、請假資料、職災文件、薪資紀錄與離職申請書，可能各有不同的法律、契約或爭議處理需求。
企業可建立「文件保存年限表」，至少列出：

同仁看到離職資料時，應先辨識文件類型及保存期限，再決定歸檔或銷毀。直接投入垃圾桶與不分內容全部碎掉，都可能造成問題。
留多久不是這次事件的破口，丟的時候出包，才是真正的問題所在。

六、紙本個資常見的外流情境

根據IBM《2026資料外洩成本報告》這份報告，全球單次資料外洩事件的平均成本為499萬美元，較前一年增加12%。這項統計涵蓋不同類型及規模的資料外洩事件，不能直接換算成一份紙本履歷的損失，但可用來觀察企業處理資料事故時可能承擔的調查、應變、營運中斷與商譽成本。實務上，紙本個資外流通常沒有複雜技術，多半是流程疏漏造成。

常見情況包括：

• 履歷留在印表機出紙口。
• 面試評分表放在共用會議室。
• 薪資表放在沒有上鎖的抽屜。
• 離職資料被投入一般垃圾桶。
• 含有個資的列印錯誤紙張被當成再生紙。
• 公文櫃鑰匙長期插在鎖孔上。
• 待歸檔文件堆在公文櫃頂端。
• 借出的文件沒有記錄領取人與歸還日期。

《個人資料保護法》第27條要求非公務機關採取適當安全措施，防止個人資料遭到竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏。現行施行細則也將適當安全措施說明為技術上及組織上的措施。企業不能只購買上鎖公文櫃，還要建立分類、授權、借閱、盤點與銷毀程序。

回到故事現場，那座公文櫃其實可以承擔更多角色，而不只是一個堆放文件的平台。

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七、公文櫃在個資管理中的實際作用

公文櫃在個資管理中的用途，是限制接觸、區分文件狀態及固定保管位置。

1. 依資料狀態分區

現職員工、離職員工、未錄取履歷、人才庫履歷、薪資文件與待銷毀資料，應分開存放。

可使用不同櫃位、抽屜、資料夾顏色或編號系統，避免經手人員將「待歸檔」誤認為「可丟棄」。

2. 指定管理人及備用管理人

每座存放個資的公文櫃都應有明確保管人。企業需記錄：

• 主要保管人。
• 備用保管人。
• 鑰匙或密碼交接方式。
• 可調閱資料的人員範圍。
• 人員離職或調職後的權限撤銷程序。

3. 建立借閱紀錄

重要文件離開公文櫃後，可記錄文件名稱、借閱人、借出日期、用途與歸還日期。

企業不一定需要採購複雜系統。人數較少的公司也可以使用編號表單或受權限控管的電子紀錄。

4. 設置封閉式待處理區

尚未完成歸檔或銷毀核准的文件，不宜放在桌面、影印機旁或公文櫃上方。

可規劃有蓋文件箱、可上鎖的待處理抽屜，並標示處理期限與負責人。

5. 依程序銷毀

確認已無保存需求的紙本個資，不應投入一般垃圾桶或開放式回收箱。

少量文件可使用能將內容處理至無法辨識的碎紙設備；大量文件若委外銷毀，應確認承攬對象、保密責任、運送方式及銷毀紀錄。

法務部所屬機關的安全宣導也提醒，含有個資的文件應確實銷毀；大量委外處理時，應選擇可信賴的廠商並事前訂定保密責任。

公文櫃終究只是硬體，真正撐住管理成效的，是背後那套完整流程。

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八、紙本個資從蒐集到銷毀的管理流程

企業可以依文件的使用階段，建立下列管理流程：

每個階段都要有負責人及處理期限。缺少期限時，文件容易長期堆積；缺少負責人時，同仁容易認為「應該會有人處理」。
流程寫在紙上是一回事，同仁有沒有真的照著做，還得靠日常巡檢確認。

九、企業可執行的紙本個資巡檢

企業可定期檢查以下位置：

• 一般垃圾桶與廢紙回收區。
• 印表機與影印機出紙口。
• 會議桌及會議室白板旁。
• 共用抽屜與開放式文件架。
• 公文櫃上方及櫃體周圍。
• 員工離職後未清理的座位。
• 碎紙機旁的待銷毀文件。
• 外包清潔人員可接觸的區域。

巡檢時可留意下列資料：

• 完整履歷及列印錯誤的履歷。
• 面試評分表與薪資期待。
• 員工名冊及內部通訊錄。
• 工資、考勤與請假資料。
• 身分證、存摺及證件影本。
• 離職申請書與考核紀錄。
• 背面印有個資的再利用紙張。

發現問題後，企業需要追查流程，而非只追究最後一位經手人。例如：

• 同仁是否知道哪些文件含有個資？
• 公司是否提供明確的保存年限表？
• 待銷毀文件是否有指定放置區？
• 碎紙設備是否足以處理每日產生的文件？
• 文件交接是否留下紀錄？
• 公文櫃是否有足夠容量及分類標示？
• 新進與調職人員是否接受過紙本個資管理說明？

規則不清楚時，相同錯誤通常會再次發生。

巡檢抓得到已經發生的問題，而2025年底公布的個資法修正，替企業多加了一道「東窗事發之後」的功課。

九、企業可執行的紙本個資巡檢

企業可定期檢查以下位置：

• 一般垃圾桶與廢紙回收區。
• 印表機與影印機出紙口。
• 會議桌及會議室白板旁。
• 共用抽屜與開放式文件架。
• 公文櫃上方及櫃體周圍。
• 員工離職後未清理的座位。
• 碎紙機旁的待銷毀文件。
• 外包清潔人員可接觸的區域。

巡檢時可留意下列資料：

• 完整履歷及列印錯誤的履歷。
• 面試評分表與薪資期待。
• 員工名冊及內部通訊錄。
• 工資、考勤與請假資料。
• 身分證、存摺及證件影本。
• 離職申請書與考核紀錄。
• 背面印有個資的再利用紙張。

發現問題後，企業需要追查流程，而非只追究最後一位經手人。例如：

• 同仁是否知道哪些文件含有個資？
• 公司是否提供明確的保存年限表？
• 待銷毀文件是否有指定放置區？
• 碎紙設備是否足以處理每日產生的文件？
• 文件交接是否留下紀錄？
• 公文櫃是否有足夠容量及分類標示？
• 新進與調職人員是否接受過紙本個資管理說明？

規則不清楚時，相同錯誤通常會再次發生。

巡檢抓得到已經發生的問題，而2025年底公布的個資法修正，替企業多加了一道「東窗事發之後」的功課。

十、2025年修法之後，企業多了一項通報義務

2025年11月11日，總統公布《個人資料保護法》部分修正條文，這是個人資料保護委員會成立以來規模最大的一次修法。多項條文文字配合個資會的監理權限調整，其中與企業實務最直接相關的一項，是將原本規範於第27條的「安全維護義務」移列並強化為新增的第20條之1，同時明訂企業向個資會通報個資事故的義務。

過去企業發現履歷或人事資料外流，多半是自行補救、視情況決定要不要主動說明；修法後，通報將是法定義務，而不是企業自由裁量的公關決定。

不過截至目前，修正條文的施行日期仍由行政院另定，尚未生效。企業現階段仍應以現行有效的規定為準，但既然修法方向已經明確，提前建立事故發現、內部通報與紀錄留存的流程，會比等到條文正式生效才臨時應對更務實。

換句話說，就算檔案室這次順利收尾，企業也不能只處理眼前這批文件——制度要禁得起下一次農曆七月的檢驗，也要禁得起法規正式上路後的檢驗。

十一、建立可追蹤的人事資料管理制度

故事最後，檔案室負責人重新檢查那批文件。

仍在保存期限內的離職資料，依類型放入指定的上鎖公文櫃。

已無保存需求，且完成內部確認的求職履歷，則依程序銷毀。

老闆與人資經理不再把資料放到櫃子上方。

那一年的農曆七月，檔案室沒有再出現「不存在的員工檔案」。

企業每天都會接收履歷、辦理報到、製作工資與出勤紀錄，再處理調職及離職文件。紙本資料從產生到銷毀，可能經過招募人員、主管、人資、財務、行政、清潔人員及委外廠商。

公文櫃能提供固定的保存位置及基本的接觸限制。

企業仍需搭配文件分類、保存年限、授權範圍、借閱紀錄、定期盤點與銷毀程序，才能降低誤拿、誤丟及長期留存的風險。

一份人事資料進入公司後，管理人員至少應能回答三個問題：

1. 誰可以查看？
2. 應保存到什麼時候？
3. 保存期限結束後如何銷毀？

回答不出來時，那份資料就可能再次出現在不該出現的地方。

常見問題 FAQ

Q1：沒有錄取的求職者履歷，也受個資法規範嗎？

是。履歷中的姓名、照片、電話、地址、教育與職業資料，可直接或間接識別特定自然人，屬於《個人資料保護法》所稱的個人資料。

Q2：未錄取履歷可以保存多久？

目前沒有適用所有企業及所有招募情境的單一保存年限。企業應依招募時告知的利用期間、人才庫安排、求職者同意及實際業務需求判斷。蒐集目的消失或期限屆滿後，原則上應刪除、停止處理或停止利用。

Q3：員工離職後，可以立即銷毀全部資料嗎？

不宜直接全部銷毀。勞工名卡須保管至離職後5年；工資清冊及出勤紀錄也有5年保存要求。其他文件仍應依其法律、契約及業務用途分別判斷。

Q4：使用上鎖公文櫃就符合個資管理要求嗎？

上鎖可以限制部分人員接觸，但仍需搭配文件分類、鑰匙管理、借閱紀錄、保存期限、定期盤點及安全銷毀程序。

Q5：含有個資的紙張可以直接放進回收箱嗎？

不建議。只要文件內容仍可辨識特定個人，就不應進入一般垃圾或開放式回收流程。確認無保存需求後，應採用使內容無法辨識的方式銷毀。

Q6：個資法修法後，企業發現外洩一定要通報主管機關嗎？

2025年11月的修正條文已明訂通報義務，但施行日期尚待行政院公告，目前尚未生效。正式施行前，建議企業比照修法方向，先建立內部事故通報與紀錄機制，以免屆時措手不及。

Q7：履歷是透過人力銀行投遞，資料外流的責任算誰的？

求才企業與人力銀行平台，各自對其保有、使用的個資負安全維護義務。企業下載履歷後若保管不當導致外流，不會因為履歷來源是第三方平台而免除自身責任。